Einer der wichtigsten Ratschläge aus dem Buch ‚Kopf schlägt Kapital‘ ist, dass man vermeiden sollte, alles selbst machen zu wollen. Als Physiotherapeut hat man mit seinem eigenen Wissen und dessen ‚auf Stand halten‘ im Allgemeinen schon genug zu tun. Von daher ist es nicht zwangsläufig notwendig, sich auch noch zu in die Themen Steuern, Abrechnung mit Krankenkassen, Software, Marketing und Webdesign einzuarbeiten. Ein gewisses Grundwissen kann in den genannten Bereichen zwar nicht schaden. Man sollte aber trotzdem auf externe Dienstleister zugreifen, welche selbst tiefergehendes Spezialwissen bereitstellen können. Diese Dienstleister bzw. Dienstleistungen kosten natürlich auch ihr Geld. Aber es ist meistens so, dass man die Zeit, die man sich für Einarbeitung und Durchführung spart, anderweitig nutzen kann. Sei es für die eigene relevante Weiterbildung, zusätzliche Behandlungen oder Freizeit.
Thema Steuern
Steuermeldungen und Verdienstabrechnungen für Angestellte sollte man von einem Steuerberater durchführen lassen. Im Allgemeinen hat man, wenn man die jährlichen Einkommensteuererklärungen nicht eigenständig erstellt hat, bereits Erfahrungen mit einem Steuerberater. Ansonsten gibt es auch Portale im Internet, um passende Berater zu finden oder aber man fragt im Bekanntenkreis einmal nach, ob diese jemanden empfehlen können.
Thema Abrechnung mit Krankenkassen
Eines der wichtigsten Themen für Praxisinhaber sind Abrechnungen von Rezepten, denn dieser Teil dürfte für den Hauptteil der Einnahmen einer Praxis verantwortlich sein. Natürlich kann man die Abrechnungen mit Krankenkassen und Privatpatienten auch selbst durchführen. Allerdings gibt es hierfür auch passende Dienstleister, welche diese Aufgabe für einen bestimmten Prozentsatz der jeweiligen Umsätze übernehmen. Genannt seien hier einmal Medas, OptaData, Optica oder aber auch die AZH. Wir sind bei der AZH gelandet, weil diese ein einfaches Abrechnungsmodell boten und wir v.a. immer einen fixen Ansprechpartner zugewiesen bekommen haben. Man kann davon ausgehen, dass die einzelnen Dienstleister je nach Umfang der gebuchten Leistungen so zwischen 2 und 4 % der Umsätze kassieren. In Summe ist das zwar schon einiges an Geld. Man muss sich aber an dieser Stelle einfach mal daneben halten, dass man sich die Zeit spart und diese für weitere Behandlungen oder Fortbildungen nutzen kann. Es bietet sich an, von den entsprechenden Dienstleistern einmal Angebote anzufordern.
Thema Marketing
Vor allem bei Thema Marketing muss man auf externe Dienstleister zugreifen. Da es diesbezüglich zahlreiche Informationen gibt, haben wir diese einmal auf der eigenen Praxismarketing-Seite untergebracht.
Thema Telefondienstleistung
Eine eigene Rezeptionskraft einzustellen macht erst ab einer bestimmten Größe der Praxis Sinn. Ohne Rezeptionskraft kommt es aber trotzdem öfter vor, dass potentielle Patienten während der Behandlungszeit anrufen oder aber, wenn die Praxis gerade geschlossen ist. Wir haben bei uns gemerkt, dass viele Patienten in dieser Situation nicht auf Anrufbeantworter sprechen. Stattdessen wählen sie die Nummer der nächsten Praxis und wenn dort jemand ans Telefon geht und ein Termine frei ist, ist dieser Patient erst einmal ‚verloren‘. Mögliche Alternative: von OptaData wird ein Telefondienst angeboten. D.h. hier geht dann ein passender Mitarbeiter ans Telefon, was besser ist, als der Anrufbeantworter. Dieser kann dann zumindest schon einmal die Kontaktinformationen aufnehmen und sendet der Praxis dann eine Mail mit entsprechendem Inhalt zu. Die Chance, dass mit diesem Patienten ein Termin zustande kommt, ist dann wesentlich höher, als bei einem nicht besprochenen Anrufbeantworter.
An der eigenen Telefonanlage sollte man natürlich auch ohne externen Dienstleister nicht sparen. Wir haben uns in unserer Praxis für folgendes einfach zu bedienendes Telefon entschieden, was zusätzlich gut aussieht und beim welchem wir zur Not auch von außen den Anrufbeantworter abhören können:
Unser Telefon: Gigaset DL500A mit Anrufbeantworter und Mobilteil
Thema Praxissoftware
Praxissoftware ist keine Grundvoraussetzung und eigentlich auch erst ab einer bestimmter Größe relevant. Bei bis zu 3 Therapeuten kann man die Verwaltung auch per Hand machen. Danach macht eine Software für die Terminverwaltung, Patientenverwaltung oder auch Abrechnung Sinn. Man sollte allerdings darüber im Klaren sein, dass der Aufwand für die Administration nicht zu unterschätzen ist und nicht jeder Therapeut ist ein Freund der Technik. Bei der Auswahl eines Systems muss man darauf achten, dass es auch zukünftig aktualisiert wird (=Problem bei kostenlosen Angeboten) und dass man nur das kauft, was man auch wirklich benötigt. Wichtiger Hinweis: Im Allgemeinen ist es schwierig, sich nachträglich für ein anderes System zu entscheiden, da man die Daten nicht zwangsläufig vom alten in das neue System überführen kann. Von daher muss man sich vor der Entscheidung sorgfältig damit auseinander setzen und auch entsprechende Angebote einholen. Beispiele für Softwaresysteme wären folgende:
- Starke Praxis: Softwarepaket von Buchner für Praxisverwaltung und eigenständige Abrechnung. Jährliche Lizenzgebühren. Dafür bekommt man aber auch regelmäßig Updates und einen wirklich guten Kundesupport. Dieses System setzen wir schon längere Zeit ein. Haben auch noch weitere Software wie Terminheld im Angebot.
- TheraPi: kostenlos; umfangreich und bei vielen Praxen im Einsatz; komplizierte Installation und wenig sinnvolle Restriktionen (Abbruch, wenn falsche Java-Version installiert ist)
- Therapeuten Software: die kostenlose Therapeuten Software des Deutschen Medizinrechenzentrums
- THEORG : seit vielen Jahren auf dem Markt; weit verbreitet; leicht angestaubte Oberfläche; nicht wirklich günstig
- adad95: weiterer erfahrener Anbieter; guter Support; preislich diverse Alternativen
- MedHQ: ab 499 €, nur 64bit-Version für Windows im Angebot, moderne Oberfläche, Integration diverser Endgeräte (Barcodescanner, Kartenleser), 60 Tage kostenlos testbar
- Praxxo: Basismodul mit Patienten- und Terminverwaltung relativ preiswert (ab 149 €); modular erweiterbar; 30 Tage kostenlos testbar
- iPrax: moderne Software für Besitzer von Apple-Geräten
- AMPAREX: umfangreiche Alternative
- AZH-NOVENTI Ora: für Nutzer der Dienstleistungen der AZH geeignet; kostenlos testbar
- TheraPlus: die Softwarelösung von OptaData